Slow Living

Kunsten å gjøre mindre: 8 måter å forenkle oppgavelisten din på

Merk: Denne artikkelen om kunsten å gjøre mindre er av forfatteren Tammy Strobel.

Nylig følte jeg meg overveldet av mine stadig voksende gjøremålslister på jobben. Når jeg begynner å føle meg overveldet – og begynnelsen av utbrenthet nærmer seg – vet jeg at det er på tide å forenkle oppgavelistene mine og sette ned farten. Kanskje du kan relatere? I dag skal jeg dele syv måter jeg forenklet oppgavelistene mine på for større effektivitet. Å gjøre mindre betyr endre vaner , omfavnende stille stund og bremse ned . Hvis du har oppgaver som føles overveldende, håper jeg disse ideene hjelper deg. Kunsten å gjøre mindre: 7 måter å forenkle oppgavelisten din på

1. Hold huskelisten din kort

Med over 15 ting på huskelisten min ble den altfor lang, overveldende og en kilde til stress. Å gjøre mindre virket umulig. For å takle dette gikk jeg over fra papirlister til digitale notater i min Notes-appen . Siden jeg jobber med to kunder, delte jeg listene mine inn i to separate dokumenter. Enda viktigere, jeg forpliktet meg til å lage korte daglige lister. Å fullføre 20 oppgaver om dagen for hver av mine klienter er ikke mulig, men jeg kan fullføre 3-4 oppgaver om dagen.

2. Prøv The Eisenhower Matrix

Å prioritere oppgaver i henhold til deadline hjelper meg å fokusere i løpet av dagen, og det er mindre sannsynlig at jeg gjør det utsette . Denne metoden ligner på et verktøy kalt The Eisenhower Matrix. Team Asana forklarte at dette verktøyet er et oppgavestyringsverktøy som hjelper deg med å organisere og prioritere oppgaver etter at det haster og viktig. Ved å bruke verktøyet deler du oppgavene dine i fire bokser basert på oppgavene du skal gjøre først, oppgavene du planlegger for senere, oppgavene du skal delegere og oppgavene du vil slette.

3. Del opp oppgaver i små trinn

Vanligvis skriver jeg tre tilskuddsforslag i måneden for min klient. Å dele opp hvert forslag i mindre trinn, for eksempel å fullføre organisasjonens beskrivelse i fortellingen eller fullføre utgiftsdelen i prosjektbudsjettet, er nyttig. Ved å konsentrere seg om små oppgaver hver dag, er det mindre overveldende å fullføre et tilskuddsforslag – eller et hvilket som helst prosjekt. Når du gjennomgår de små trinnene dine, sørg for at de er små nok. Gjør dem små nok slik at du kan fullføre dem uten å slite ut deg selv.

4. Å gjøre mindre er lettere med realistiske tidsfrister

Å sette realistiske tidsfrister er en måte jeg unngår stress og utbrenthet på. Ellers ender jeg opp med for mange oppgaver å fullføre på veldig kort tidsramme. Dessuten, hvis en frist har en viss fleksibilitet, prøver jeg å omfavne den; spesielt når du samarbeider med et team.

5. Bruk et digitalt verktøy eller en app

Jeg elsker papirplanleggere og journaler. Papir er imidlertid ikke alltid gunstig for å få teamprosjekter utført. Som jeg nevnte ovenfor, har jeg begynt å bruke digitale gjøremålslister og apper som Asana. Digitale verktøy har flotte funksjoner som påminnelser, varsler, og de synkroniseres på tvers av enheter. Dessuten hjelper verktøyene meg med å holde meg organisert hjemme og når jeg reiser.

6. Gjennomgå og oppdater gjøremålslister regelmessig

Før jeg begynner på jobb om morgenen går jeg gjennom huskelistene mine. Denne rutinen innebærer å fjerne og legge til oppgaver på listene mine, og justere prioriteringene mine etter behov. Regelmessige gjennomganger av oppgavelistene mine hjelper meg å holde fokus, og det er mindre sannsynlig at jeg går glipp av en deadline. Dessuten er det viktig for meg å reflektere over hva som fungerer bra og hva som ikke fungerer bra. Jeg lærer alltid nye ting, så regelmessige refleksjoner gjør at jeg kan tilpasse tilnærmingen min til personlige og arbeidsprosjekter.

7. Øv på tidsblokkering

Å blokkere tiden min i løpet av dagen hjalp meg bremse ned og focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin ved reviewing my to-do list, selecting a task, og dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert og engaged in my work, og it’s been a great way to simplify my work life.

8. Prøv en ukentlig huskeliste i stedet for en daglig

Courtney Carver foreslår å lage en ukentlig gjøremålsliste i stedet for en daglig. Hun sier at vi overvurderer hva vi kan gjøre i løpet av en dag, og at vi har en tendens til å gå bedre i tempo når vi tenker på gjøremålene våre i løpet av en uke. Hun foreslår også at du nyter tiden din når gjøremålene dine er fullførte i stedet for å legge til flere ting på listen hver uke. Det er sunt å hvile og slappe av.

Bonustips: Hold en ferdig liste

Noen ganger avslutter jeg arbeidsdagen min med en følelse av at jeg ikke har fått gjort noe. Logisk sett vet jeg at dette ikke er sant. Jeg sjekker kanskje ikke alt av oppgavelisten min, men det avviser ikke fremgangen jeg har gjort i løpet av dagen. For å redde denne følelsen har jeg begynt å holde en ferdig liste. En ferdig liste eller omvendt gjøremålsliste er en liste over ting du oppnår. Du vil kanskje finne ut at det fungerer bedre å skrive en ferdig liste på slutten av dagen, men jeg foretrekker å begynne å jobbe med en liste om morgenen og fortsette å legge til den i løpet av dagen. Du kan starte med et blankt ark eller et nytt notat på telefonen og skrive inn hver gang du fullfører en oppgave eller oppnår noe - uansett hvor stort eller lite, sier forfatter Nandini Maharaj .

Å holde en ferdig liste er en stemningsforsterker fordi det hjelper meg å feire prestasjonene mine som å løfte vekter, vaske tøyet, flytte arbeidsprosjekter fremover og mer.

Ressurser for å hjelpe deg med å engasjere deg i kunsten å gjøre mindre.

Som Cal Newport sa , Sakte er bare bedre. Jeg tror folk er klare for det også. Prøv å inkludere ett eller to av tipsene jeg delte ovenfor i rutinen din. Det vil hjelpe deg å bremse ned, gjøre mindre, feire prestasjonene dine og forenkle oppgavelistene dine.