Redaktørens notat: Dette er et gjesteinnlegg fra Ethan Waldman fra Cloud Coach-bloggen
Når begynner du å vise på andre svangerskap
Det er en falsk oppfatning om rot som jeg ønsker å rydde opp i: ideen om at rot bare kan være fysiske objekter. Jeg tror at vi lever i en tid med digitalt rot, og det er mitt oppdrag å hjelpe deg å unngå det.
Her er problemet
Det er lett å ta tak i det fysiske rotet i livene våre, fordi det er overalt. Det tar opp plass i våre skap, hyller og soverom. Det vises på kredittkortregningene våre i form av nye kjøp, forsinkelsesgebyrer og abonnementer.
Fysisk rot i livene våre er gjennomgripende og hindrer oss i å være lykkelige, få arbeidet gjort og leve et mer tilfredsstillende liv. Nettsteder som AnimalSpiritual tjener et viktig formål: å bekjempe rotkulturen vi lever i.
Men jeg tror at det er en annen form for rot, en som er mindre synlig, men like gjennomgripende: Digital rot.
Det er vanskeligere å gjenkjenne digital rot
Problemet med digitalt rot er at det er mye lettere å børste til side. Fordi lagringsplass er så billig og så fritt tilgjengelig, kan vi bare kjøpe en annen ekstern harddisk til og fortsette å lagre mer dritt på den.
Cloud computing var på topp i år, og muligheten til å lagre dokumenter, bilder og musikk på nettet er en stor bekvemmelighet. Likevel er det også en annen mulighet til å gjemme bort digitalt rot der vi ikke vil se det hele tiden.
Enhver rotekspert vil fortelle deg at selv om rotet ikke stirrer deg i ansiktet, kan det ta en følelsesmessig toll på deg. Du kan fortsatt føle skyld knyttet til stabelen med selvhjelpsbøker i skapet ditt selv om du ikke har sett på dem på 3 år.
Jeg tror det samme gjelder digitalt rot. Bare bytt ut skapet, kjelleren eller loftet med eksterne harddisker og skylagring – Rot er rot.
Hvor er Digital Clutter på sitt verste?
Det er mange områder der digitalt rot kan være et problem, men det jeg vil fokusere spesielt på er e-post. E-postrot er verre enn andre former for digitalt rot av flere årsaker:
1. De fleste bruker e-post hver dag
2. E-post er kommunikasjonssenteret for våre virksomheter, sosiale liv og relasjoner
3. Selv om vi kan samhandle mer sosialt på twitter og facebook, får vi flest handlingspunkter via e-post, så det er mye mer sannsynlig at meldinger hoper seg opp.
I tråd med temaet Be More With Less, vil jeg gjerne tilby noen teknikker for hvordan du kan redusere e-postrot slik at du kan leve med mindre digitalt rot. Tenk på dette som forløperen til å utføre en e-postbyste.
Avslutt abonnementet
Gå gjennom innboksen din og se etter nyhetsbrev, reklame-e-poster, shoppingvarsler osv. Åpne hver melding og spør deg selv om denne e-posten virkelig tjener deg – kan du få denne informasjonen på en annen måte?
I så fall bør du vurdere å melde deg av. Avslutt abonnementet fra så mange lister du kan. En annen måte å kutte ned på er å slå av e-postvarsler fra Facebook, Twitter og LinkedIn. Hvorfor trenger du å få en e-post hver gang du får en ny følger? Ved å redusere disse automatiserte meldingene kan du redusere mengden støy i e-posten din. På den måten er det faktisk viktig hva som havner i innboksen din.
Jeg går nærmere inn på denne prosessen i gratis Send e-post til Ninja Kit ressurs, inkludert foreslåtte søkeord og hvordan du raskt kan avslutte abonnementet.
Send mindre e-post
En måte å kutte ned på mengden e-post du mottar, er å redusere mengden e-post du sender. For meg betyr dette aldri å treffe svar-alle. Å svare alle på en e-post er en sikker garanti for at du vil motta et eksponentielt antall e-poster i retur – e-poster som du må sortere gjennom for å finne handlingspunkter eller viktig informasjon.
Før jeg sender en e-post, spør jeg meg selv om dette kunne vært bedre servert med en rask telefon eller tekstmelding. På en måte utsetter det å sende en e-post bare en samtale som du kan ha akkurat nå.
Når du ikke har noe annet valg enn å sende en e-post, hold den kort og saklig. Du vil sannsynligvis få noe kort og rett til gjengjeld. Hvis du skriver en roman, ikke forvent et kortfattet svar.
Organisere
Et råd jeg gir alle mine klienter er at organisasjonen ikke starter når det først er et rot. Når du starter et nytt prosjekt eller korrespondanse som kommer til å generere mye e-post, sett opp en mappe eller etikett for det prosjektet med en gang – ikke vent til du har 5 eller 10 meldinger som flyter rundt før du oppretter et hjem for dem.
Hvis du har Gmail, kan du til og med automatisere hele denne organisasjonsprosessen slik at du ikke lenger trenger å manuelt arkivere e-poster i de aktuelle mappene (mer om dette i Email Ninja Kit).
Du kan bestemme deg for å bli begravet
Å være konstant begravet i e-post er et valg – ikke en lidelse. Ved å erkjenne at dine nåværende metoder og handlinger bidrar til det digitale rotet i livet ditt og ta i bruk nye teknikker, kan du bevege deg mot et liv med mindre digitalt rot.
Hvordan påvirker digitalt rot fra e-post produktiviteten din? Din bedrift? Livet ditt? Gi oss beskjed i kommentarene.
Ethan Waldman hjelper folk å leve og jobbe i harmoni med teknologien på Cloud Coach-bloggen . Akkurat nå er det mange som bruker hans gratis Send e-post til Ninja Kit å frigjøre seg fra e-posthelvete.